Procesos de registro y documentación en Trabajo Social

La documentación es una labor compleja de gestión de los datos de los usuarios en diferentes tipos de formatos, necesita de tiempo y en ocasiones no llega a finalizarse: es una actividad constante, para la cual se necesita de los procesos de registro, los cuales incluyen además, la búsqueda y recopilación de la documentación existente, la revisión de esa información, y el incremento constante de esta misma en el soporte apropiado. Actualizando y normalizando las herramientas de documentación.

Objetivo de la recogida de datos en Trabajo Social

El objetivo es tener estandarizado todo el proceso con el que se recogen datos y documentación, para poderse consultar perfectamente en el futuro cuando sea necesario de manera rápida y clara.

Las buenas prácticas determinan que por la normativa de protección de datos, se debe hacer una clasificación de todos aquellos documentos que lleven nuestra firma, documentos o copias de carácter personal sobre los usuarios (Informe social, ficha social, anotaciones de entrevistas,...) y todo tipo de documentos en sí que contenga datos personales. Así como una debida destrucción de documentos cuando marquen los plazos de utilidad de los diversos documentos. Otra buena práctica sería hacer revisiones periódicas mínimo una vez por mes, aunque hay veces que por exceso de trabajo se suele postergar, estas revisiones pueden prevenir no cometer errores en el futuro

Aunque actualmente muchos registros se llevan a cabo informáticamente esta bien seguir contando con este tipo de registros en papel para consultarlos en algunas ocasiones en que son necesarios.

Como conclusión llevar un registro de la documentación es una de las herramientas mas útiles que se pueden llevar a cabo en una organización, ya que nos permite, conocer las acciones anteriores de las que se ha dejado constancia, además de ser también útil para un mejor trabajo en equipo ya que cualquiera puede consultar lo que hacen otros miembros en los diferentes servicios, siendo más fácil para poder derivar usuarios.

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